Online webinars. Bij sommige organisaties al een hele tijd volledig geïntegreerd tool in hun customer journey. Voor anderen een volledig nieuwe manier om mogelijke klanten online maar toch persoonlijk te laten kennismaken met hun business.
Nu we lijken af te stevenen op een klimaat waarbij we vlot zullen moeten kunnen wisselen tussen online en offline persoonlijke babbels, is nadenken over webinars een goede investering van je tijd. Waar moet je op letten?
We geven de ins en outs mee van online webinars samen met enkele tips over hoe je die met video naar een hoger niveau kan stuwen.
1. GA IN DE SCHOENEN VAN JE DOELPUBLIEK STAAN
Het is geen goed idee om je gehele business uit te leggen aan een nietsvermoedend publiek. Het is te veel en zal verwarren, en men zal afhaken. Lijn dus je onderwerp duidelijk af zodat je publiek goed kan inschatten waar de inhoud over zal gaan. Lost het een probleem op dat ze hebben? Op welke manier verbetert de inhoud hun organisatie? Luister goed naar de vragen die je krijgt tijdens gesprekken met je klanten. Gebruik de feedback om te bepalen wat hen bezighoudt en wat dus hun aandacht zou trekken. Dan kunnen ze meteen na de webinar aan de slag met wat ze net hebben geleerd.
Stem het tijdstip dat je webinar doorgaat ook af op je doelgroep. Leerkrachten bijvoorbeeld zijn overdag moeilijk te bereiken. Denk ook goed na via welke media je hen het beste op de hoogte brengt van het webinar. Zitten ze vooral op platforms zoals Linkedin of houden ze vooral van emails? Mag je tone-of-voice speels zijn of moet het net heel serieus? Maak je webinar ook niet veel langer dan een half uur en zorg voor ruimte om vragen te kunnen beantwoorden.
2. BEREID JEZELF GOED VOOR
Het laatste dat je wil is fouten maken tijdens je webinar en op die manier onprofessioneel overkomen. Bereid jezelf dus goed voor. Verzorg steeds een technische ‘dry run’ op voorhand, maar lijn de inhoud ook af met behulp van een script dat voor je ligt. Dat script moet aangeven welke inhoud bij welke visuals hoort zodat je bij iets onverwachts, bijvoorbeeld een vraag vanuit het publiek, de draad niet kwijtraakt.
Repeteer je script een paar keer tegenover een testpubliek, zodat je aan de hand van hun feedback de presentatie ook kan verbeteren. Bovendien, door je eigen inhoud een paar keer te hebben doorlopen zal je een soort van automatisme ontwikkelen en daardoor makkelijker kunnen inpikken op vragen van je publiek.
3. WEES TECHNISCH IN ORDE
Om goed over te komen op video mag je een aantal zaken echt niet vergeten:
- De ruimte: kies in de eerste plaats een ruimte waar je goed zichtbaar en hoorbaar bent. Is het goed verlicht? Is er niet te veel galm te horen? Passeren er geen mensen die je webinar kunnen verstoren?
- Het videomateriaal: niet iedereen beschikt over een professionele videocamera, en dat hoeft ook helemaal niet. Een recente webcam of de camera van een tablet of smartphone kan ook dienen. Voorzien eventueel een ringlight om ervoor te zorgen dat het aangenaam kijken is en zet de camera niet lager dan ooghoogte om een kikkerperspectief te vermijden.
- Het audiomateriaal: het is cruciaal om goed verstaanbaar te zijn. Hier geldt de regel: hoe dichterbij je zelf bij je microfoon zit, hoe beter de kwaliteit. Vermijd om enkel de ingebouwde microfoon van je laptop of tablet te gebruiken en zorg voor een microfoon bij jou in de buurt die rechtstreeks naar de camera of de computer gaat. Het is niet erg indien de microfoon mee in beeld is. We zijn dat immers wel gewend. Maar hou het dan subtiel. Zo’n grote bal die de helft van je gezicht bedekt kan mogelijk de aandacht afleiden.
- De verbinding: om goed over te komen moet uiteraard ook de verbinding met het internet in orde zijn. Niets zo erg als je webinar voortijdig te moeten afsluiten omdat je de verbinding kwijt bent geraakt en moet merken dat de helft van je publiek ondertussen andere oorden heeft opgezocht. Zoek dus een plaats waar de wifiverbinding voldoende sterk is. Wil je zeker zijn van een kwalitatieve doorlopende verbinding? Connecteer je computer rechtstreeks met een kabel aan het netwerk.
- Gebruik een verzorgde achtergrond die niet de aandacht afleidt. Dat kan met een doek dat je achter je ophangt, of je importeert een achtergrond in het platform waar je het webinar organiseert. Misschien net wel leuk om er eentje te maken, speciaal in de branding van je organisatie. HEB RESPECT VOOR DE ETIQUETTE
4. HEB RESPECT VOOR DE ETIQUETTE
Net zoals bij face-to-facegesprekken moet je je aan bepaalde etiquetteregels houden om tijdens een webinar de juiste indruk bij je publiek te krijgen. Kleed je professioneel, dus niet zomaar in een gerafeld t-shirt. Zorg er ook voor dat men voor de start al kan inloggen en begin zelf altijd stipt op tijd.
Laat niet toe dat men je webinar verstoort door te laat te komen en communiceer ook duidelijk op voorhand dat men na de start niet meer kan aansluiten. Articuleer duidelijk en geef anderen die het willen de kans om vragen te stellen wanneer één toeschouwer teveel het woord blijft vragen.
5. PLAN OP TIJD EN PROMOOT JE WEBINAR
Of je webinar nu gratis is of niet, je moet je publiek voldoende de tijd geven om je webinar in te kunnen plannen. Hun tijd is kostbaar, heb daar dan ook respect voor. Kom regelmatig al in contact met je publiek om ervoor te zorgen dat ze ook aanwezig zijn. Voorzie een aantal uitnodigingsmails, een reminder op de dag voor het webinar, en eentje op de dag zelf.
Voorzie een duidelijke technische instructie om je webinar bij te kunnen wonen en stel je spreker op een duidelijke en aantrekkelijke manier voor. Met een professionele foto en wat duiding over zijn of haar achtergrond. Begin minstens 2 weken op voorhand met de advertentiecampagne via sociale media, zowel organisch als gepusht. Maak de link om te kunnen registreren zoveel mogelijk zichtbaar in je communicatie, bijvoorbeeld in je email signature. Vraag ook je collega’s om dat te doen.
6. WEES CREATIEF EN DIDACTISCH
Zorg voor didactisch materiaal om je publiek zoveel mogelijk te prikkelen. Vermijd zoveel mogelijk platte tekst, dat gaat je publiek afleiden. Afbeeldingen, grafieken, foto’s en video’s zijn zeker een ‘go’. Een video om af te wisselen tijdens je presentatie kan de betrokkenheid van het publiek hooghouden en hem even op adempauze komen. Vertél je verhaal ondersteund door die middelen.
Wees dus ook niet bang om af en toe van je script af te wijken als dat nodig is. Maar hou het geheel voldoende kort om de aandacht niet te verliezen. Gebruik zeker interactieve tools zoals een poll, en pik ook in op de resultaten van die poll. Hoe meer interactiviteit, hoe meer betrokkenheid, hoe meer de inhoud zal blijven ‘plakken’ bij je publiek.
7. LAAT JE ONDERSTEUNEN
Misschien kan je het webinar samen met iemand anders organiseren. Dan profiteer je van hun kennis én van hun netwerk. De afwisseling zorgt ook voor een frisse wind tijdens de presentatie, en dus ook voor meer betrokkenheid. Misschien kan je zo een klant of een partner betrekken en jullie relatie verder verstevigen met een top samenwerking.
Werk indien mogelijk ook met een facilitator. Die kan alle niet-inhoudelijke zaken in de gaten houden zodat jij je kan concentreren op de inhoud. Timing, technische moeilijkheden, crowd control … het zijn allemaal elementen die je kunnen afleiden. Ben je zelf niet zo grafisch onderlegd om te zorgen voor de didactische slides en de video’s die je webinar van extra diepgang kan voorzien? Schakel een ervaren partner in die het samen met jou kan doen.
8. VOLG JE DEELNEMERS OP NA HET WEBINAR
Uiteraard kan je pas resultaten halen als je je bezoekers achteraf opvolgt. Bedank ze per email en bied deelnemers exclusieve content aan via download of nodig ze uit om persoonlijk met jou de inhoud verder uit te diepen. Neem het webinar ook op en bied het achteraf aan om te herbekijken via een private link. Zo kan je ook de afwezigen nog betrekken. Misschien kan je hen een bepaalde korting aanbieden als dank voor hun deelname of hen op de hoogte houden van toekomstige webinars. Blijf in elk geval regelmatig in contact met je inschrijvers.
Heb je zelf een hoop ideeën rond het opzetten van je eigen webinars maar je stuit op inhoudelijke of technische drempels? Neem dan gerust eens contact met ons op en stel ons je idee voor, zodat we samen kunnen bekijken hoe we je kunnen ondersteunen.
